So diktiert man professionell!

Lösung: Sie Diktieren am iPhone / Android Telefon mit entsprechender Software – Der Versand der Diktate erfolgt per E-Mail. Die Schreibkraft kann dann mit unserer Software und einem 3-Tasten Fußschalter und Kopfhörer das aufgenommene Diktat abhören und z.B. in Word oder ihrer Verwaltungssoftware tippen.

Zwar gibt es unzählige Apps zum Aufnehmen auf dem Smartphone, allerdings verhält es sich hier ähnlich wie auf dem Markt der Rekorder: Nur die wenigsten sind geeignet, um wirklich zu Diktieren. Dictamus (iOS) und tape-a-talk (android) sind nahezu die einzigen Apps, die echtes Diktieren unterstützen, bei denen also auch Einfügen und Überschreiben möglich ist. Mit Dictamus oder tape-a-talk diktieren Sie direkt in Ihr Telefon. Die Steuerung erfolgt am Touchscreen über große Symbole. Ist das Diktat fertig, wird es per E-Mail versendet, entweder händisch über die E-Mail Anwendung des Smartphone oder automatisiert an eine in den Optionen hinterlegte E-Mail Adresse. Am Schreibplatz werden die Diktate empfangen, wie ein normaler Anhang auf dem Rechner gespeichert und mit Fußschalter und Kopfhörer abgehört. Da die passende Abspielsoftware auch im Hintergrund laufen kann, ist das Tippen in jedes beliebige Programm (Word, Kanzlei- oder Praxissoftware etc.) möglich. Die Bedienung über den Touchscreen ist nicht für alle Nutzer sinnvoll. Dennoch stellt dies eine sehr preisgünstige Lösung gelegentliche Diktate dar und ist eine gute Alternative zu einem dedizierten Diktiergerät.

Unser Beispielpaket Diktierset „Smartphone“ : 124 EUR
Schreibplatz Office inkl. Fußschalter, Kopfhörer, Transkriptionssoftware f4pro (Diktatsoftware muss separat über den App-Store bzw. Market gekauft werden: Dictamus kostet 15,99 Eur, Tape-a-talk pro ist für 3,99 Eur erhältlich)

Lösung: Sie diktieren mit einem Drucktasten-Diktiergerät. Die Diktate werden durch die mitgelieferte Software in einem Netzwerkordner dann abgelegt oder können manuell per E-Mail versendet werden, wenn Sie das Gerät wieder mit Ihrem Rechner verbinden. Zum Abtippen ist ein passendes Set mit spezieller Transkriptionssoftware, Kopfhörer und einem 3-Tasten Fußschalter nötig.

Beim sog. Office Starter Kit von Olympus handelt es sich um die günstigste Diktierlösung mit einem echten Diktiergerät. Günstigere Geräte verfügen über keine echte Diktierfunktion. Die Bedienung erfolgt über Drucktasten an der Seite des Gerätes. Der Daumen muss also zum Bedienen der Tasten nur minimal bewegt werden. Mit Druck auf die Rec-Taste startet die Aufnahme und wird beim weiteren Drücken im Wechsel pausiert und fortgesetzt. Zum Nachhören und Zurückspulen bewegen Sie den Daumen leicht nach unten auf einen Wippschalter zum Vor- und Zurückspulen. Für ein neues Diktat nutzen Sie die „neu“ Taste. Diese erzeugt eine neue Datei. Beim Anschließen des Gerätes werden alle Diktate über die mitgelieferte Software (DSS-Player Standard) auf den entsprechenden Computer kopiert. Über gemeinsame Netzwerkordner hat die Sekretärin Zugriff auf die Dateien. Alternativ können Sie die Diktaten auch manuell per Drag&Drop in Ihr E-Mail-Programm ziehen und von dort versenden (während des Versands sind die Diktate allerdings nicht verschlüsselt). Am Schreibplatz werden die Diktate per Kopfhörer abgehört und die Wiedergabe über einen 3-Tasten Fußschalter gesteuert. Ähnlich wie in einem E-Mail Programm sind die Diktate übersichtlich nach Status, Datum und Absender sortierbar.

Unsere Beispielkonfiguration„Einsteiger“: 360 Eur
Olympus DS-2500 Diktiergerät inklusive Olympus AS-2400 Schreibplatz mit 3-Tasten Fußschalter, Kopfhörer und Transkriptionssoftware DSS-Player Standard.

Lösung: Hier ist unsere Empfehlung ein professionelles Diktierset mit Schiebeschaltersteuerung, Ladefunktion und einer Software für automatisiertes Verschlüsseln und Versenden der Diktate. Das Abtippen erfolgt über einen passenden Schreibplatz mit anpassbarem 4-Tasten Fußschalter.

Zum Diktieren schieben Sie den Schiebeschalter nach oben. Für eine Pause wird er eine Position nach unten gezogen. Zum Spulen ziehen Sie den Schalter weiter nach unten. Wie von den alten Kassettengeräten bekannt startet die Wiedergabe des bisherigen Diktates automatisch, sobald sie den Schiebeschalter loslassen. Ein neues Diktat wird über die „neu“-Taste geöffnet. Über die Tasten auf der Vorderseite des Gerätes können Sie durch alle Diktate auf dem Gerät „durchblättern“ und so auch das erste Diktat des Tages noch einmal bearbeiten, ohne dass die übrigen Dateien davon beeinträchtigt werden. Nach dem Diktieren mit Schiebeschalter wird das Gerät einfach in die Dockingstation gestellt. Die Software holt die Diktate automatisch ab und versendet diese verschlüsselt per E-Mail, FTP oder Netzwerkordner - Sie müssen garnichts mehr machen. Außerdem lädt der eingebaute Akku automatisch und ist so beim nächsten Einsatz wieder voll geladen. Die Software am Schreibplatz der Sekretärin ruft die Dateien ab und meldet der Schreibkraft automatisch auf Wunsch "Sie haben neue Diktate". Das Abhören erfolgt gewohnt komfortabel über Stereo-Kopfhörer und 4-Tasten Fußschalter. Die Abspielsoftware minimiert sich zu einem kleinen, schmalen Player, der beliebig auf dem Bildschirm platziert werden kann. Die 4. Taste des Fußschalters kann mit verschiedenen Funktionen belegt werden. Wir empfehlen „Diktat abschließen“, so wird mit einem Tritt auf diese Taste das Bearbeitungsfenster geschlossen, das Diktat als „fertig“ markiert, aus der Liste der offenen Diktate entfernt, in den Order für Sicherheitskopien verschoben und die Ansicht wechselt wieder in die Liste der noch offenen Diktate zurück - ziemlich nahtlos und schnell!

Unsere Beispielkonfiguration „mobil und verschlüsselt diktieren“: 799 Eur
Olympus DS-7000 Diktiergerät DSS-Player Pro Diktatmanagementsoftware, Olympus AS-7000 Schreibplatz inkl. Kopfhörer, 4-Tasten Fußschalter und Transkriptionssoftware

Bei einer Netzwerkinstallation nutzen Sie alle Features einer lokalen Installation und diktieren einfach wie gehabt. Nach dem Diktieren wird das Diktiergerät in die Dockingstation gestellt und alle Diktate automatisch heruntergeladen. Die Diktate aller Nutzer laufen in einem zentralen Netzwerkordner zusammen. Über Freigabe-Einstellungen ist festgelegt, welche Schreibkräfte auf welche Diktate zugreifen dürfen. Auf Wunsch erhalten ausgewählte Arbeitsplätze die Möglichkeit, Diktate an Schreibkräfte oder Pools zu verteilen. Alle Einstellungen und Berechtigungen können von einem beliebigen Rechner innerhalb des Netzwerks gesteuert werden. Neue Schreibkräfte und Diktanten können mit wenig Aufwand hinzugefügt werden. Heimarbeitsplätze können über VPN eingebunden werden.

Beispielkonfiguration „Netzwerk-Workflow“: 2999 Eur
für 4 Diktierende und 2 Schreibplätze
4x Olympus DS-7000 Diktiergerät (Integrator Version), 2x Schreibplätze mit 3-Tasten Fußschalter, Workflow-Software dns.comfort.basicWF inkl. zentraler Administration & Benutzerverwaltung 2999 Eur