La tecla F4 controla las funciones más importantes del programa: inicio, pausa y el breve rebobinado de la grabación. Esto también funcionará cuando uses otros programas mientras f4 está abierto (esto te permite transcribir en un procesador de textos u otras aplicaciones). Las teclas F3 y F5 rebobinan y adelantan rápidamente la grabación. Puedes escuchar la grabación aún mientras rebobinas o adelantas, ¡así siempre sabrás dónde estás! Controlar F4 es aún más fácil con uno de nuestros pedales USB (los pedales science, science II, office e Infinity IN-USB; la versión "f4pro" también es compatible con Olympus RS-28 y algunos pedales Philips y Grundig). Cuando utilizas un pedal para controlar la reproducción, tus dedos se pueden concentrar en la escritura – ¡esto acelera la velocidad de transcripción hasta en un 30%!

Puedes modificar la velocidad de reproducción a través de un control deslizable de ajuste continuo – ¡sin que cambie el tono de voz! Cuando estés transcribiendo, disminuye la velocidad de transcripción; acelerar la velocidad de reproducción puede resultar útil en la revisión de una transcripción. Puedes ajustar la velocidad de reproducción mientras estés transcribiendo, simplemente presiona la tecla ALT + flechas izquierda/derecha.
Al hacer pausa en la grabación, ésta se rebobina automáticamente por un breve intervalo. Esta función es esencial para un flujo de trabajo de transcripción constante: Al reanudar la reproducción, escucharás las últimas palabras de la grabación. Puedes ajustar el intervalo a través del controlador deslizable; el intervalo de rebobinado, por omisión, es de 2 segundos.

La forma de onda visualiza a detalle la sección actual de la grabación. Si la grabación excede de 5 minutos, o si la ventana del programa es demasiado pequeña, se añade una segunda onda debajo, mostrando todo el archivo. La posición actual se indica mediante una línea vertical y muestra el tiempo actual de la grabación. El tiempo transcurrido de la grabación se muestra en color naranja. Puedes hacer clic en la onda en cualquier momento para saltar a la parte respectiva de la transcripción. La onda se puede mostrar ya sea arriba o abajo del texto transcrito, o a la izquierda en el menú de opciones. ¡Simplemente arrastra la onda (mantén presionado el botón izquierdo del ratón) a donde tú quieras!

Casi toda la ventana del programa está dedicada a mostrar tu transcripción. Como es usual en f4, las marcas de tiempo se pueden insertar automáticamente mientras transcribes, y por supuesto, el programa sigue siendo fácil de controlar mediante la tecla F4 o el pedal. Al transcribir, las numerosas opciones de f4 están pulcramente replegadas a un lado en el menú de opciones. El nuevo modo de pantalla completa opcional permite que te concentres plenamente en el trabajo de transcripción. El texto se muestra ampliado con el fin de hacerlo más legible. Sin embargo, la transcripción se guarda con tamaño de letra 12 (o en el tamaño que hayas establecido), por supuesto. Puedes acercarte/alejarte a través de CTRL + las teclas de más o menos, o al mantener presionada la tecla CTRL mientras utilizas la rueda del ratón. Selecciona un pasaje con el ratón, después haz clic derecho, y un menú de formato de texto aparecerá. Por supuesto, también puedes trabajar con dos pantallas de computadora, por ejemplo, al visualizar video en una pantalla mientras se muestra la ventana de transcripción en la otra.

Las marcas de tiempo son un importante medio de orientación en una transcripción. Al hacer un clic en el enlace, saltas directamente al pasaje correspondiente de la grabación. Las marcas de tiempo se insertan automáticamente al final de cada párrafo, y se pueden insertar manualmente a través de la tecla F8. Las marcas de tiempo de f4 también sirven como vínculos en los que puedes hacer clic en software de análisis de datos cualitativos como MAXQDA10 y Atlas.ti. Al hacer clic en una marca de tiempo se activa la reproducción de la sección correspondiente del archivo de grabación. Al guardar la transcripción en f4, puedes elegir si se guardará con o sin marcas de tiempo. En "f4pro" puedes especificar un valor de compensación, dando como resultado que las marcas de tiempo comiencen en un valor distinto de cero. Esto puede resultar útil para transcripciones de películas o archivos divididos.

Al iniciar f4, no se muestra el menú de opciones – con el fin de hacer más espacio para el texto de la transcripción. Al hacer clic en la pestaña del lado izquierdo de la ventana del programa se abrirá el menú de opciones. Aquí, puedes modificar y acceder a todas las funciones del programa: Opciones de reproducción, configuración de copias de seguridad, configuración de marcas de tiempo, configuración de compensación, elementos de texto, símbolos de turnos, atajos de teclado, configuración del lenguaje y funciones de búsqueda y sustitución. Las opciones se pueden re-organizar al arrastrar y soltar (al mover un encabezado de opciones). Puedes mover las opciones de uso frecuente (por ejemplo, los elementos de texto) a la parte superior de la ventana del programa. Cuando cierras la pestaña de opciones en un lado, esas opciones seguirán siendo accesibles. 

Alternancia de turnos
Con esta función, las entradas de cada hablante se insertan automáticamente, de acuerdo a la alternancia de turnos en la grabación. Si necesitas insertar un párrafo sin una entrada de hablante, simplemente mantén presionada la tecla ALT mientras presionas ENTER.

Elementos de texto
Puedes crear tus propios elementos de texto. Estos se insertan a través de atajos de teclado personalizables. Tenemos ya algunos elementos de texto preestablecidos que están basados en anotaciones comunes de transcripción (Bohnsack; Kuckartz/Dresing; GAT; análisis conversacional/Schegloff/Jefferson)

Modo de sincronización
El modo de sincronización se utiliza para revisiones o análisis de una transcripción con marcas de tiempo en f4. Cuando está activado, el texto se desplazará en sincronía con la grabación, y los pasajes de texto que actualmente escuchas en la grabación serán resaltados – esta característica funciona como un apuntador/teleprompter. Para que esta característica de apuntador funcione, las marcas de tiempo se deben insertar al final de cada párrafo.

Buscar y remplazar
El atajo CTL+F activa y desactiva la función de buscar. Puedes buscar por palabras clave y remplazarlas automáticamente (esto ayuda cuando los datos se requieren anónimos). También la búsqueda de resultados puede resaltarse automáticamente en el texto de la transcripción. Se puede imprimir las transcripciones incluyendo estas marcas de colores.

Cuando escribes en f4, éste se asegura que tus datos sean guardados, el programa regularmente crea respaldos del trabajo. De esta manera, si algo llega a salir mal, el trabajo no se pierde completamente (o en su totalidad). Puedes modificar el intervalo de respaldo y la ubicación del archivo de respaldo en las opciones de menú. El intervalo de respaldo por omisión es de 10 minutos, y los datos se guardarán en una carpeta específica. Regularmente se borran los respaldos obsoletos de la carpeta de respaldos para salvar espacio en el disco duro. Si no tienes acceso a esta carpeta (debido a falta de derechos de administración), por favor cambia el lugar del archivo de respaldo al trabajar con f4.

f4plus está diseñado para un uso no comercial (estudiantes, universidades, etc.). f4 plus no tiene limitaciones de reproducción en cuanto a la duración de la grabación. Este programa puede reconocer y convertir marcas de tiempo de otros programas (v.gr., Transana). En f4 plus puedes personalizar el formato de la marca de tiempo. Los usuarios de f4plus pueden contactar nuestro centro de ayuda vía correo electrónico en support@audiotranskription.de

f4pro está diseñado para uso comercial e incluye todas las funciones adicionales de f4plus. Además, f4 pro es compatible con  pedales, tales como Olympus RS-28, Philips LFH 2310 y Grundig 540 USB. f4pro reproduce archivos DSS (si el reproductor DSS estándar o pro está instalado, el cual debe comprarse por separado). Con la función f4 de compensación, el tiempo de comienzo de las marcas de tiempo puede ajustarse (las marcas de tiempo no iniciarán en “0” sino a los 5 minutos y 13 segundos). Todos los usuarios de f4pro pueden contactar nuestro centro de ayuda vía correo electrónico en support@audiotranskription.de