Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:
dr. dresing & pehl GmbH
Deutschhausstrasse 22a
35037 Marburg
Deutschland
info@audiotranskription.de

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Online-Shop. Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist für uns sehr wichtig. Nachstehend informieren wir Sie ausführlich über den Umgang mit Ihren Daten. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf der Grundlage der DSGVO sowie gemäß § 96 Abs. 3 TKG.

1. Zugriffsdaten und Hosting

Sie können unsere Webseiten besuchen, ohne Angaben zu Ihrer Person zu machen. Bei jedem Aufruf einer Webseite speichert der Webserver lediglich automatisch ein sogenanntes Server-Logfile, das z.B. den Namen der angeforderten Datei, Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge und den anfragenden Provider (Zugriffsdaten) enthält und den Abruf dokumentiert. Diese Zugriffsdaten werden ausschließlich zum Zwecke der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs der Seite sowie der Verbesserung unseres Angebots ausgewertet. Dies dient der Wahrung unserer im Rahmen einer Interessensabwägung überwiegenden berechtigten Interessen an einer korrekten Darstellung unseres Angebots gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Alle Zugriffsdaten werden spätestens einen Monat nach Ende Ihres Seitenbesuchs gelöscht.

 Hosting

Die Dienste zum Hosting und zur Darstellung der Webseite werden teilweise durch unsere Dienstleister im Rahmen einer Verarbeitung in unserem Auftrag erbracht. Soweit im Rahmen der vorliegenden Datenschutzerklärung nichts anderes erläutert wird, werden alle Zugriffsdaten sowie alle Daten, die in dafür vorgesehenen Formularen auf dieser Webseite erhoben werden, auf ihren Servern verarbeitet. Bei Fragen zu unseren Dienstleistern und der Grundlage unserer Zusammenarbeit mit ihnen wenden Sie sich bitte an die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Kontaktmöglichkeit.

2. Datenverarbeitung zur Vertragsabwicklung und zur Kontaktaufnahme

 Datenverarbeitung zur Vertragsabwicklung

Wir erheben personenbezogene Daten, wenn Sie uns diese im Rahmen Ihrer Bestellung oder bei einer Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular oder E-Mail) freiwillig mitteilen. Pflichtfelder werden als solche gekennzeichnet, da wir in diesen Fällen die Daten zwingend zur Vertragsabwicklung, bzw. zur Bearbeitung Ihrer Kontaktaufnahme benötigen und Sie ohne deren Angabe die Bestellung nicht abschließen, bzw. die Kontaktaufnahme nicht versenden können. Welche Daten erhoben werden, ist aus den jeweiligen Eingabeformularen ersichtlich.
Wir verwenden die von ihnen mitgeteilten Daten zur Vertragsabwicklung und Bearbeitung Ihrer Anfragen (inkl. Anfragen zu und Abwicklung von ggf. bestehenden Gewährleistungs- und Leistungsstörungsansprüchen sowie etwaiger gesetzlicher Aktualisierungspflichten) gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen zu der Verarbeitung Ihrer Daten, insbesondere zu der Weitergabe an unsere Dienstleister zum Zwecke der Bestellungs-, Zahlungs- und Versandabwicklung, finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten dieser Datenschutzerklärung. Nach vollständiger Abwicklung des Vertrages werden Ihre Daten für die weitere Verarbeitung eingeschränkt und nach Ablauf etwaiger steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO gelöscht, sofern Sie nicht ausdrücklich in eine weitere Nutzung Ihrer Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben oder wir uns eine darüber hinausgehende Datenverwendung vorbehalten, die gesetzlich erlaubt ist und über die wir Sie in dieser Erklärung informieren.

 Kontaktaufnahme

Im Rahmen der Kundenkommunikation erheben wir zur Bearbeitung Ihrer Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO personenbezogene Daten, wenn Sie uns diese bei einer Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular, Live-Chat-Tool oder E-Mail) freiwillig mitteilen. Pflichtfelder werden als solche gekennzeichnet, da wir in diesen Fällen die Daten zwingend zur Bearbeitung Ihrer Kontaktaufnahme benötigen. Welche Daten erhoben werden, ist aus den jeweiligen Eingabeformularen ersichtlich. Nach vollständiger Bearbeitung Ihrer Anfrage werden Ihre Daten gelöscht, sofern Sie nicht ausdrücklich in eine weitere Nutzung Ihrer Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben oder wir uns eine darüber hinausgehende Datenverwendung vorbehalten, die gesetzlich erlaubt ist und über die wir Sie in dieser Erklärung informieren.

  Datenverarbeitung zur Terminbuchung

Wir erheben personenbezogene Daten, wenn Sie uns diese im Rahmen einer Terminbuchung freiwillig mitteilen. Pflichtfelder werden als solche gekennzeichnet, da wir in diesen Fällen die Daten zwingend zur Terminbuchung benötigen und Sie ohne deren Angabe die Terminbuchung nicht versenden können. Welche Daten erhoben werden, ist aus den jeweiligen Eingabeformularen ersichtlich. Angaben in Freitextfeldern sind freiwillig und müssen für den Versand der Terminbuchung nicht zwingend ausgefüllt werden. Wir bitten auf die Angabe von sensiblen Daten (z.B. gesundheitsbezogene Angaben wie Krankheiten) im Rahmen solcher Freitextfelder zu verzichten.

Wir verwenden die von ihnen mitgeteilten Daten zur Terminbuchung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Nach vollständiger Abwicklung des gebuchten Termins werden Ihre Daten für die weitere Verarbeitung eingeschränkt und nach Ablauf etwaiger steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO gelöscht, sofern Sie nicht ausdrücklich in eine weitere Nutzung Ihrer Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben oder wir uns eine darüber hinausgehende Datenverwendung vorbehalten, die gesetzlich erlaubt ist und über die wir Sie in dieser Erklärung informieren.

3. Datenverarbeitung zum Zwecke der Versandabwicklung

Zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO geben wir Ihre Daten an den mit der Lieferung beauftragten Versanddienstleister weiter, soweit dies zur Lieferung bestellter Waren erforderlich ist. Bei Fragen zu unseren Dienstleistern und der Grundlage unserer Zusammenarbeit mit ihnen wenden Sie sich bitte an die in dieser Datenschutzerklärung beschriebene Kontaktmöglichkeit.

4. Datenverarbeitung zur Zahlungsabwicklung

Bei der Abwicklung von Zahlungen in unserem Online-Shop arbeiten wir mit diesen Partnern zusammen: technische Dienstleister, Kreditinstitute, Zahlungsdienstleister.

 Datenverarbeitung zur Transaktionsabwicklung

Je nach ausgewählter Zahlungsart geben wir die für die Abwicklung der Zahlungstransaktion notwendigen Daten an unsere technischen Dienstleister, die im Rahmen einer Auftragsverarbeitung für uns tätig sind, oder an die beauftragten Kreditinstitute oder an den ausgewählten Zahlungsdienstleister weiter, soweit dies zur Abwicklung der Zahlung erforderlich ist. Dies dient der Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Zum Teil erheben die Zahlungsdienstleister die für die Abwicklung der Zahlung erforderlichen Daten selbst, z.B. auf ihrer eigenen Webseite oder über eine technische Einbindung im Bestellprozess. Es gilt insoweit die Datenschutzerklärung des jeweiligen Zahlungsdienstleisters.
Bei Fragen zu unseren Partnern für die Zahlungsabwicklung und der Grundlage unserer Zusammenarbeit mit ihnen wenden Sie sich bitte an die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Kontaktmöglichkeit.

 Datenverarbeitung zum Zwecke der Betrugsprävention und der Optimierung unserer Zahlungsprozesse

Gegebenenfalls geben wir unseren Dienstleistern weitere Daten, die sie zusammen mit den für die Abwicklung der Zahlung notwendigen Daten als unsere Auftragsverarbeiter zum Zwecke der Betrugsprävention und der Optimierung unserer Zahlungsprozesse (z.B. Rechnungsstellung, Abwicklung von angefochtenen Zahlungen, Unterstützung der Buchhaltung) verwenden. Dies dient gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO der Wahrung unserer im Rahmen einer Interessensabwägung überwiegenden berechtigten Interessen an unserer Absicherung gegen Betrug bzw. an einem effizienten Zahlungsmanagement.

 Identitäts- und Bonitätsprüfung bei Auswahl von Kauf auf Rechnung über PayOne

Wenn Sie sich für die Zahlungsart Kauf auf Rechnung (angeboten über die PayOne GmbH, Lyoner Str. 9, 60528 Frankfurt a. M., Deutschland (im Folgenden PayOne)) entscheiden, bitten wir Sie um Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, dass wir die für die Abwicklung der Zahlung und eine Identitäts- und Bonitätsprüfung notwendigen Daten an PayOne übermitteln dürfen. In Deutschland können für die Identitäts- und Bonitätsprüfung die in der Datenschutzerklärung von PayOne genannten Wirtschaftsauskunfteien eingesetzt werden. Die erhaltenen Informationen über die statistische Wahrscheinlichkeit eines Zahlungsausfalls verwendet PayOne für eine abgewogene Entscheidung über die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Vertragsverhältnisses. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit durch eine Nachricht an die in dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktmöglichkeit widerrufen. Dies kann zur Folge haben, dass wir Ihnen bestimmte Zahlungsoptionen nicht mehr anbieten können.

 Identitäts- und Bonitätsprüfung bei Auswahl von Kauf auf Rechnung über PayPal und Ratepay

Wenn Sie sich für die Zahlungsart Kauf auf Rechnung (angeboten über die Ratepay GmbH, Franklinstraße 28-29, 10587 Berlin (im Folgenden Ratepay) und PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, 2449 Luxembourg (im Folgenden PayPal)) entscheiden, bitten wir Sie um Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, dass wir die für die Abwicklung der Zahlung und eine Identitäts- und Bonitätsprüfung notwendigen Daten an Ratepay übermitteln dürfen. In Deutschland können für die Identitäts- und Bonitätsprüfung die in der Datenschutzerklärung der Ratepay genannten Wirtschaftsauskunfteien eingesetzt werden. Die erhaltenen Informationen über die statistische Wahrscheinlichkeit eines Zahlungsausfalls verwendet Ratepay für eine abgewogene Entscheidung über die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Vertragsverhältnisses. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit durch eine Nachricht an die in dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktmöglichkeit widerrufen. Dies kann zur Folge haben, dass wir Ihnen bestimmte Zahlungsoptionen nicht mehr anbieten können. Zusätzliche Hinweise zum Datenschutz bei PayPal finden Sie hier.

5. Cookies und weitere Technologien

 Allgemeine Informationen

Um den Besuch unserer Webseite attraktiv zu gestalten und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen, verwenden wir auf verschiedenen Seiten Technologien einschließlich sogenannter Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die automatisch auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Einige der von uns verwendeten Cookies werden nach Ende der Browser-Sitzung, also nach Schließen Ihres Browsers, wieder gelöscht (sog. Sitzungs-Cookies). Andere Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät und ermöglichen uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen (persistente Cookies).

Schutz der Privatsphäre bei Endgeräten
Bei Nutzung unseres Online-Angebots setzen wir unbedingt notwendige Technologien ein, um den ausdrücklich gewünschten Telemediendienst zur Verfügung stellen zu können. Die Speicherung von Informationen in Ihrem Endgerät oder der Zugriff auf Informationen, die bereits in Ihrem Endgerät gespeichert sind, bedürfen insoweit keiner Einwilligung.

Bei nicht unbedingt erforderlichen Funktionen bedarf die Speicherung von Informationen in Ihrem Endgerät oder der Zugriff auf Informationen, die bereits in Ihrem Endgerät gespeichert sind, Ihrer Einwilligung. Wir weisen Sie darauf hin, dass bei Nichterteilung der Einwilligung ggf. Teile der Webseite nicht uneingeschränkt nutzbar sein können. Ihre etwaig erteilten Einwilligungen bleiben solange bestehen, bis Sie die jeweiligen Einstellungen in Ihrem Endgerät anpassen oder zurücksetzen.

Etwaig nachgelagerte Datenverarbeitung durch Cookies und weitere Technologien

Wir verwenden solche Technologien, die für die Nutzung bestimmter Funktionen unserer Webseite (z.B. Warenkorbfunktion) zwingend erforderlich sind. Durch diese Technologien werden IP-Adresse, Zeitpunkt des Besuchs, Geräte- und Browser-Informationen sowie Informationen zu Ihrer Nutzung unserer Webseite (z. B. Informationen zum Inhalt des Warenkorbs) erhoben und verarbeitet. Dies dient im Rahmen einer Interessensabwägung überwiegenden berechtigten Interessen an einer optimierten Darstellung unseres Angebots gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Zudem verwenden wir Technologien zur Erfüllung der rechtlichen Verpflichtungen, denen wir unterliegen (z.B. um Einwilligungen in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nachweisen zu können) sowie zu Webanalyse und Online-Marketing. Weitere Informationen hierzu einschließlich der jeweiligen Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten dieser Datenschutzerklärung.

Welche Arten von Cookies werden verwendet?

Cookie-Einstellungen

Die Cookie-Einstellungen für Ihren Browser finden Sie unter den folgenden Links: Microsoft Edge™ / Safari™ / Chrome™ / Firefox™ / Opera™

Soweit Sie in die Verwendung der Technologien gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen durch eine Nachricht an die in der Datenschutzerklärung beschriebenen Kontaktmöglichkeit. Alternativ können Sie auch folgenden Link aufrufen: https://www.audiotranskription.de/. Bei der Nichtannahme von Cookies kann die Funktionalität unserer Webseite eingeschränkt sein.

Auf unserer Webseite setzen wir einen Dienst zum Einwilligungsmanagement („Consent Manager Platform (CMP)“) ein, um Sie über die Cookies und die anderen Technologien zu informieren, die wir auf unserer Webseite verwenden, sowie Ihre gegebenenfalls erforderliche Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch diese Technologien einzuholen, zu verwalten und zu dokumentieren. Dies ist gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO erforderlich, Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nachweisen zu können, der wir unterliegen. Die eingesetzte Consent Manager Platform (CMP) ist ein Angebot von Borlabs GmbH, Hamburger Str. 11, 22083 Hamburg, Deutschland, die in unserem Auftrag Ihre Daten verarbeitet.

Nach Abgabe Ihrer Cookie-Erklärung auf unserer Webseite speichert der Webserver folgende Daten: IP-Adresse, Geräte-Information, Browser-Information, eingestellte Sprache, aufgerufene Webseite bzw. deren URL, Datum und Uhrzeit Ihrer Einwilligungserklärung sowie Informationen zu Ihrem Einwilligungsverhalten. Zudem werden folgende Technologien eingesetzt, die Informationen zu Ihrem Einwilligungsverhalten enthält/ enthalten: Cookies

Die Daten werden ausschließlich auf dem Endgerät gespeichert, eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an den Anbieter der Consent Manager Platform (CMP) findet dabei nicht statt. Ihre Daten werden nach 60 Tagen gelöscht, sofern Sie nicht ausdrücklich in eine weitere Nutzung Ihrer Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben oder wir uns eine darüber hinausgehende Datenverwendung vorbehalten, die gesetzlich erlaubt ist und über die wir Sie in dieser Erklärung informieren.

6. Social Media

 Unsere Onlinepräsenz auf Facebook (by Meta), Youtube

Soweit Sie hierzu Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO gegenüber dem jeweiligen Social Media Betreiber erteilt haben, werden bei Besuch unserer Onlinepräsenzen auf den in der oben genannten sozialen Medien Ihre Daten für Marktforschungs- und Werbezwecke automatisch erhoben und gespeichert, aus denen unter Verwendung von Pseudonymen Nutzungsprofile erstellt werden. Diese können verwendet werden, um z.B. Werbeanzeigen innerhalb und außerhalb der Plattformen zu schalten, die mutmaßlich Ihren Interessen entsprechen. Hierzu werden im Regelfall Cookies eingesetzt. Die detaillierten Informationen zur Verarbeitung und Nutzung der Daten durch den jeweiligen Social Media Betreiber sowie eine Kontaktmöglichkeit und Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre, entnehmen Sie bitte den unten verlinkten Datenschutzhinweisen der Anbieter. Sollten Sie diesbezüglich dennoch Hilfe benötigen, können Sie sich an uns wenden.

YouTube ist ein Angebot der Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Die von Google automatisch erhobenen Informationen über Ihre Nutzung unserer Online-Präsenz auf YouTube werden in der Regel an einen Server der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA übertragen und dort gespeichert.

Unsere Dienstleister sitzen und/oder verwenden Server in Ländern außerhalb der EU und des EWR, für die die Europäische Kommission durch Beschluss ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt hat.

Unsere Dienstleister sitzen und/oder verwenden Server in Ländern außerhalb der EU und des EWR. Für diese Länder liegt kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor. Unsere Zusammenarbeit mit ihnen stützt sich auf Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission.

7. Kontaktmöglichkeiten und Ihre Rechte

 Ihre Rechte

Als Betroffener haben Sie folgende Rechte:

  • gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, in dem dort bezeichneten Umfang Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die weitere Verarbeitung
    • zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
    • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung;
    • aus Gründen des öffentlichen Interesses oder
    • zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit
    • die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird;
    • die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen;
    • wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder
    • Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  • gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.
Widerspruchsrecht

Soweit wir zur Wahrung unserer im Rahmen einer Interessensabwägung überwiegenden berechtigten Interessen personenbezogene Daten wie oben erläutert verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Erfolgt die Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketings, können Sie dieses Recht jederzeit wie oben beschrieben ausüben. Soweit die Verarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt, steht Ihnen ein Widerspruchsrecht nur bei Vorliegen von Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu.

Nach Ausübung Ihres Widerspruchsrechts werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter zu diesen Zwecken verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Dies gilt nicht, wenn die Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketings erfolgt. Dann werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter zu diesem Zweck verarbeiten.

 Kontaktmöglichkeiten

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Einschränkung oder Löschung von Daten sowie Widerruf erteilter Einwilligungen oder Widerspruch gegen eine bestimmte Datenverwendung wenden Sie sich bitte direkt an uns über die Kontaktdaten in unserem Impressum.

Datenschutzbeauftragter:
Dr. Karsten Krupna
Am Sandtorkai 77
20457 Hamburg
Deutschland

k.krupna@krupna.legal

 

Datenschutzerklärung erstellt mit dem Trusted Shops Rechtstexter in Kooperation mit FÖHLISCH Rechtsanwälte.

Verarbeitung im Rahmen der automatischen Transkription:

Ausführliche Darstellung des Arbeitsablaufes

I. Ausgangslage / Kurzdarstellung des Unternehmens

Die dr. dresing & pehl GmbH, Deutschhausstraße 22A, 35037 Marburg, (nachfolgend auch: „wir“) vertreibt unter der Marke „audiotranskription“ seit 2005 Software zur Transkription und Analyse von Interviews. Die Software ist hauptsächlich im Hochschulkontext im Einsatz und ist dort Bestandteil der qualitativen Methodenausbildung.

Im Folgenden beschreiben wir daher unsere vertraglichen und technischen Maßnahmen, um die automatische Spracherkennung datenschutzkonform zu gestalten.

II. Begriffsklärung

Im Folgenden wird zunächst unterschieden zwischen:

  1. Vertragsdaten“, also Daten der nutzenden Person (nachfolgend „Sie“) (d.h. Name, Anschrift usw.) und
  2. „Auftragsdaten“, also Audiodateien und die entsprechenden Textdateien, die die nutzenden Personen zur Beauftragung unserer Services hochladen sowie die jeweils transkribierten Daten. Diese Dateien können sowohl personenbezogene Sprachdaten der nutzenden Person, als auch Sprachdaten Dritter (der aufgenommenen Personen) enthalten.

 

III. Informationen der Kunden gemäß Art. 13 DSGVO

Sie werden vor bzw. beim Anlegen eines Kundenkontos ausführlich gemäß Art. 13 DSGVO über die Datenverarbeitung informiert.

Konkret erfolgt die Information auf der Webseite über die Datenschutzerklärung, in der u.a. Informationen nach Maßgabe dieses Dokuments bereitgestellt werden. Auch beim Anlegen eines Benutzerkontos wird prominent auf die Datenschutzerklärung hingewiesen.

IV. Überblick des Arbeitsablaufs

Sie werden über einen Software-Client (f4) oder einen Web-Client Interviews oder andere Sprachdateien zu einem Server der dr. dresing & pehl GmbH hochladen. Dort werden die Sprachdateien automatisiert in einen Text überführt. Der erzeugte Text wird Ihnen im Software-Client angezeigt und kann dort lokal weiterverarbeitet werden. Alle auf den Server hochgeladenen Daten werden nach der Transkription und der Übermittlung auf den Software-Client gelöscht. Die Einzelschritte dieses Prozesses werden im Folgenden genauer erläutert:

1. Softwareinstallation/Registrierung

Voraussetzung zur Nutzung des Services ist die Installation der Software f4 oder eines aktuellen Browsers. Hier müssen Sie sich vor Nutzung des Spracherkennungsdienstes persönlich registrieren. Ein entsprechender Dialog wird von der lokal zu installierenden Software angezeigt. Ihre Registrierung erfolgt in den folgenden Schritten:

Schritt 1: Vergabe von Nutzername und Passwort

In einem ersten Schritt werden die E-Mail-Adresse, ein von Ihnen frei wählbares Passwort und die Bestätigung der Kenntnisnahme von der (per Link einsehbaren) Datenschutzerklärung abgefragt. Das zu wählende Passwort muss hierbei bestimmten Mindestvoraussetzungen entsprechen (eine Kombination aus Groß-/Kleinschreibung, Sonderzeichen, Zahlen, mind. 10 Zeichen).

Das Passwort kann nach der Authentifizierung per E-Mail geändert werden. Bei Eingabe der E-Mail-Adresse im entsprechenden Feld des Clients wird ein Code an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet. Erst mit Eingabe dieses Codes kann das Passwort geändert werden.

Schritt 2: Bestätigung der Anmeldung

Zur Verifizierung der angegebenen E-Mail-Adresse wird an das hinterlegte Konto ein Code gesendet. Erst wenn der Kunde diesen Code über den Anmeldedialog im Client eingegeben hat, wird das Konto aktiviert. Nicht bestätigte Daten werden nach 24 Stunden gelöscht.

Schritt 3: Abschluss eines Vertrags über die Auftragsverarbeitung (AVV)

Nach Bestätigung der Anmeldung erhalten Sie einen Dialog zum Abschluss einer AVV. Hier werden Vertragstext samt Auflistung der technischen und organisatorischen Maßnahmen und Unterauftragsverarbeiter (Server-Hoster) aufgeführt. Sie haben die Möglichkeit, den Zweck der Verarbeitung und die Art der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten gesondert einzugeben. Der Vertragstext wird nach Bestätigung durch Sie per E-Mail versendet (Vertragsschluss gemäß Art. 28 Abs. 9 DSGVO).

Optional kann der Vertrag auch schriftlich oder elektronisch geschlossen werden. Audiotranskription behält sich vor, diese Option nur bei Abnahme bestimmter Kontingentmengen anzubieten.

Schritt 3a (optional): Verpflichtung auf die Geheimhaltung nach Maßgabe von § 203 StGB

Einige Personengruppen (z.B. in juristischen oder medizinischen Tätigkeiten) unterliegen besonderen Bestimmungen zur Geheimhaltung nach § 203 StGB. Um die Verarbeitung von Daten zu ermöglichen, ist es in diesen Fällen notwendig, dass wir uns und Unterauftragnehmer explizit (über die Bestimmungen der AVV hinaus) auf die Geheimhaltung nach Maßgabe von § 203 StGB verpflichten. Sie erhalten auf Wunsch optional eine entsprechende Verpflichtung in elektronischer Form.

2. Freischaltung für den Upload von Auftragsdaten

Erst nach Abschluss der Registrierung wird der Account für den Upload von Auftragsdaten auf unseren Server freigeschaltet. Die Registrierungsinformationen werden auf dem Spracherkennungsserver gespeichert und sind physikalisch und logisch getrennt von Abrechnungsdaten (siehe unter Ziff. VII. Infrastruktur zur Datenverarbeitung).

3. Kauf von Zeitkontingenten über den Onlineshop

Die Nutzung der automatisierten Spracherkennung wird auf Basis von Zeitkontingenten ermöglicht. Die Zeitkontingente können vorab in Form von Guthabencodes über unseren Onlineshop gekauft werden. Diese Codes werden von unserem Aktivierungsserver (logisch und physisch getrennt vom Spracherkennungsserver) erzeugt und per E-Mail versendet. Die Codes sind nicht personengebunden und können von einer beliebigen (aber registrierten) Person zur Aufladung des eigenen Zeitkontingents genutzt werden.

Bestelldaten wie Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Datum der Bestellung und Anzahl der bestellten Artikel werden für Abrechnungs- und Buchhaltungszwecke auf dem Server des Webshops und auf unserem Inhouse-Server in Marburg geladen und entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Zahlungsinformationen (Kreditkartendaten) werden von uns nicht erfasst, sondern direkt über sog. Iframes oder über Zahlungsseiten der jeweiligen Zahlungsabwickler an die zahlungsabwickelnden Unternehmen übermittelt (Adyen, PayPal). Die Datenschutzerklärung des Webshops wurde von Trusted Shops geprüft. Die Abrechnungsdaten sind logisch und physikalisch von den Auftragsdaten getrennt.

V. Abwicklung der Einzelaufträge

Als „Abwicklung der Einzelaufträge“ beschreiben wir hier das Hochladen einer Audiodatei auf unseren Server, die Bearbeitung dort und den Download der fertigen Ergebnisse bis zur Löschung der einzelnen Auftragsdaten. Die Auftragsdaten werden nur so lange auf dem Server gespeichert, wie dies für die Zwecke der Verarbeitung nötig ist. Danach werden die Auftragsdaten auf Ihren Rechner zurückgespielt und dort von Ihnen lokal gespeichert.

1. Hochladen von Audiodateien

Audiodateien können auf unseren Server hochgeladen werden, wenn Sie registriert und an einem Client angemeldet sind. Der Client erzeugt für jede Audiodatei beim Upload ein asymetrisches Schlüsselpasswort. Der öffentliche Schlüssel wird beim Upload gemeinsam mit der Audiodatei an den Server gesendet (Jobschlüssel). Der private Schlüssel wird bei Nutzung von f4transkript auf dem Client-Rechner mit Ihrem geheimen Passwort verschlüsselt und abgelegt. So ist sichergestellt, dass die Auftragsdaten nur vom registrierten Client aus entschlüsselt werden können. Bei Nutzung über den Browser wird dieses Passwort auf einem separaten (von der Spracherkennung getrennten) Server verschlüsselt abgelegt.

Der Upload auf unseren Server erfolgt über eine gesicherte Verbindung. Dateinamen werden vor der Verarbeitung durch zufällige aber eindeutige Namen pseudonymisiert. Bei Nutzung der Software f4 bereits während des Uploads.

2. Bearbeitung

Zur Bearbeitung wird die Audiodatei durch den Spracherkennungsalgorithmus entschlüsselt und in eine Textdatei umgesetzt. Die Audiodatei wird direkt nach der erfolgreichen Umsetzung in eine Textdatei gelöscht. Die fertige Textdatei wird mit dem öffentlichen Schlüssel des Jobs verschlüsselt auf dem Server zur Abholung zwischengespeichert.

Der Server meldet zu jedem Job einen Status an den Client. Erfolgreich umgesetzte Jobs melden den Status an den Client und aktivieren dort den „Download“-Button.

3. Download

Die fertigen Textdateien können vom Client heruntergeladen werden. Nach erfolgreichem Download wird die Textdatei durch den privaten Key auf dem Client entschlüsselt. Bei Nutzung von f4transkript stellt die Kombination aus öffentlichem und privatem Schlüssel stellt, dass die Ergebnisse nur auf dem Rechner entschlüsselt werden können, von dem der Auftrag hochgeladen wurde. Bei Nutzung von den Browser kann das Ergebnis nur mit korrekten Anmeldedaten entschlüsselt werden.

Bei Nutzung der Software f4 kann das Ergebnis zusäztlich ausschließlich auf dem Rechner entschlüsselt werden von dem die Daten hochgeladen wurden.

4. Löschung

Sobald der Server die Meldung über den erfolgreichen Download erhält, wird die Datei vom Server endgültig gelöscht.

Sollte beim Upload ein Fehler aufgetreten sein, z.B. wegen eines nicht erkannten Dateiformats oder des Abbruchs der Verbindung, wird die unvollständige Audiodatei sofort vom Server gelöscht. Der Client erhält sodann einen entsprechenden Hinweis.

Sollte ein Ergebnis nach 14 Tagen nicht abgeholt werden, erhalten Sie einen Hinweis per E-Mail. Bleibt dieser Hinweis unbeantwortet, erhalten Sie nach 7 Tagen eine weitere Erinnerung. Sollte die darin genannte Frist zur Abholung von 7 Tagen verstreichen, werden die Auftragsdaten gelöscht und der Kunde hierüber per E-Mail informiert.

VI. Dauer der Datenspeicherung und Datenlöschung

Im Hinblick auf die Dauer der Datenspeicherung und die Datenlöschung ist wie folgt zu differenzieren:

  1. Vertragsdaten werden zur Legitimierung und Auftragskontrolle zunächst dauerhaft auf dem Spracherkennungsserver gespeichert. Die Löschung der Vertragsdaten erfolgt bei der Löschung des Accounts, sofern der Löschung keine vertraglichen und/oder gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
  2. Auftragsdaten, also die Audiodateien und die entsprechenden Textdateien, werden für die Dauer der Bearbeitung bis zum Download durch Sie oder bis zum Verstreichen der vereinbarten Löschfrist gespeichert und sodann automatisch gelöscht.
  3. Ergänzende Informationen zu den Auftragsdaten, wie Dateigröße und Datum des Uploads, werden gespeichert, um die Abwicklung und Abrechnung der Einzelaufträge zu ermöglichen und diese zu dokumentieren. Diese Daten werden für die Nachvollziehbarkeit durch Sie und die Dokumentation möglicher Ansprüche so lange gespeichert, wie der Account aktiv ist. Mit der Löschung des Accounts werden die Daten gelöscht.
  4. Bestelldaten beim Kauf von Zeitkontingenten (z.B. der Name, die Adresse, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer (optional), das Datum der Bestellung und die Anzahl der bestellten Artikel) werden für Abrechnungs- und Buchhaltungszwecke auf den Server des Webshops und auf unseren Inhouse-Server in Marburg geladen und entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Über die genauen Daten, Verarbeitungszwecke und Speicherfristen wird ausführlich in der Datenschutzerklärung informiert.

VII. Infrastruktur zur Datenverarbeitung

Die genutzte Infrastruktur zur Datenverarbeitung ist in vier voneinander physisch unabhängige Bereiche aufgeteilt. Hierzu im Einzelnen:

1. Spracherkennungsserver

Der „Spracherkennungsserver“ enthält den Spracherkennungsalgorithmus und verwaltet die Auftragsabwicklung und Nutzerverwaltung. Hier werden die Auftragsdaten während der Bearbeitung zwischengespeichert. Diese Daten werden auf einem Dedicated Root Server der Hetzner Online GmbH in Nürnberg oder Falkenstein verarbeitet.

Das Rechenzentrum ist DIN-ISO/IEC-27001-zertifiziert (dt. Akkreditierungsstelle D-ZM-18855-01-00, Zertifikatsnummer ZN-2016-04). Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung wurde am 29.10.2018 abgeschlossen.

2. Webshop

Der Webshop zum Kauf von Zeitkontingenten und E-Mail-Dienste laufen über einen Server der ALL-INKL.COM Neue Medien Münnich mit Serverstandorten in Dresden und Friedersdorf. Gespeichert werden hier die von Ihnen angegebenen Adressdaten, die gekauften Artikel und die Korrespondenz per E-Mail. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung wurde am 25.05.2018 geschlossen.

Dieses System speichert lediglich Daten zur Kaufabwicklung und hat keinen Kontakt zu personenbezogenen Daten (Audiodateien oder Transkripten) im Rahmen dieser Vereinbarung!

3. Interne Auftragsabwicklung

Für die Abrechnung und Buchhaltung werden Kundendaten auf eigenen Servern in den Geschäftsräumen der dr. dresing & pehl GmbH in Marburg gespeichert und entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen archiviert. Der Zugriff auf die Daten ist insbesondere durch ein Zugriffskonzept (Passwort, restriktive Rechtevergabe etc.) geregelt.

Dieses System speichert lediglich Daten zur Kaufabwicklung und Finanzbuchhaltung und hat keinen Kontakt zu personenbezogenen Daten (Audiodateien oder Transkripten) im Rahmen dieser Vereinbarung!

4. Zahlungsabwicklung

Daten für Kreditkartenzahlungen oder für Lastschriftaufträge werden von uns nicht gespeichert. Die Abwicklung dieser Zahlweisen wird über sog. Iframes direkt an den Zahlungsdienstleister Adyen N.V. German Branch in Berlin weitergeleitet.

Zahlungen per PayPal werden von Ihnen direkt auf der Bezahlseite von PayPal (für Europäische Kunden PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., in Luxemburg) durchgeführt.

Diese Systeme speichert lediglich Daten zur Zahlungsabwicklung und hat keinen Kontakt zu personenbezogenen Daten (Audiodateien oder Transkripten) im Rahmen dieser Vereinbarung!